Managed Print Services: waarom steeds meer MKB-bedrijven hun printerbeheer uitbesteden
Printers zijn op kantoor zelden een agendapunt: tot ze het ineens wél zijn. Een lege tonercassette op het verkeerde moment, een apparaat dat vastloopt vlak voor een deadline, of een IT’er die kostbare tijd kwijt is aan driverproblemen. Steeds meer organisaties geven hun printbeheer daarom volledig uit handen via Managed Print Services (MPS). We leggen uit wat het is, wat het kost en voor wie het interessant is.
Wat is Managed Print Services?
Managed Print Services betekent dat je het complete printerbeheer uitbesteedt: onderhoud, toner, reparatie en monitoring zitten in één vast maandbedrag. In plaats van losse rekeningen voor cartridges en servicebeurten betaal je een voorspelbaar tarief, meestal per afgedrukte pagina of per apparaat. De leverancier houdt op afstand bij hoe je printers ervoor staan en grijpt in vóórdat er een probleem ontstaat.
De voordelen op een rij
- Voorspelbare kosten. Geen verrassingen meer; je weet vooraf wat printen je per maand kost.
- Minder downtime. Toner wordt automatisch nabesteld en onderhoud is preventief, niet pas als het misgaat.
- Ontlaste IT-afdeling. Driver- en netwerkproblemen liggen bij de leverancier, niet bij je eigen mensen.
- Inzicht en duurzaamheid. Door te meten wie wat print, snijd je verspilling weg en verlaag je je papier- en energieverbruik.
Wat kost het?
Dat hangt af van je printvolume en het aantal apparaten. De kern: je betaalt voor wat je daadwerkelijk print, inclusief alle service en verbruiksmaterialen. Voor de meeste MKB-bedrijven valt dat lager uit dan de optelsom van losse toners, reparaties en verloren werkuren — juist omdat die verborgen kosten in één tarief verdwijnen.
Voor wie is MPS interessant?
MPS loont zodra je meer dan een handvol printers hebt of structureel veel print. Denk aan kantoren, praktijken, scholen en productiebedrijven met label- of bonprinters. Heb je één printer voor incidenteel gebruik, dan is een onderhoudscontract vaak voldoende.
Zelf de stap zetten
Twijfel je of uitbesteed printbeheer iets voor jouw organisatie is, begin dan met een simpele vraag: hoeveel tijd en geld kost printen je nu écht, alle losse posten bij elkaar? Printerservice.nl helpt MKB-bedrijven door heel Nederland met onafhankelijk advies en brengt je huidige situatie vrijblijvend in kaart. Meer weten over hoe het werkt en wat het oplevert, lees je op de pagina over managed print services.
